Von der Anmeldung bis zum Behandlungsstuhl: Unser intelligenter Check-in

Der erste Eindruck zählt

Kennen Sie das? Sie betreten eine Zahnarztpraxis, stehen am Empfangstresen und warten. Die Mitarbeiterin telefoniert, ein anderer Patient wird gerade bedient, und Sie halten Ihre Versicherungskarte in der Hand, ohne zu wissen, wann Sie dran sind. Dann füllen Sie Formulare auf Papier aus, die schwer leserlich sind und deren Inhalt Sie eigentlich schon beim letzten Besuch angegeben haben.

In unserer Praxis im WiloHealthCube wird das anders laufen. Wir haben den gesamten Check-in-Prozess neu gedacht, mit unserer KI-Empfangskraft Paira im Mittelpunkt.

Schritt für Schritt: So funktioniert Ihr Besuch

1. Sie betreten die Praxis

Sobald Sie durch unsere Tür kommen, begrüßt Paira Sie an einem Empfangsterminal. Kein Warten in einer Schlange, kein Suchen nach dem richtigen Ansprechpartner. Paira erkennt, dass Sie da sind, und spricht Sie an, in Deutsch, Türkisch oder Englisch, je nachdem, welche Sprache Sie bevorzugen.

Wenn Sie zum ersten Mal bei uns sind, stellt sich Paira kurz vor und erklärt den Ablauf. Wenn Sie schon bei uns waren, geht es direkt los.

2. Digitaler Check-in am Terminal

Statt Papierformulare am Tresen auszufüllen, leitet Paira Sie durch den digitalen Anmeldeprozess:

• Versicherungskarte einlesen: Sie halten Ihre Karte an das Lesegerät, und Ihre Versicherungsdaten werden automatisch erfasst und geprüft.
• Anamnesebogen digital ausfüllen: Auf einem Tablet oder Bildschirm beantworten Sie die notwendigen Gesundheitsfragen, in Ihrer Sprache und in einem übersichtlichen Format. Keine unleserlichen Handschriften, keine fehlenden Angaben.
• Datenschutzerklärung und Einwilligungen: Alle notwendigen Dokumente werden digital bereitgestellt. Sie können sie in Ruhe lesen und elektronisch bestätigen.
• Fehlende Unterlagen erkennen: Paira prüft automatisch, ob alle erforderlichen Informationen vorliegen. Fehlt etwas, weist sie Sie direkt darauf hin, bevor Sie im Wartezimmer sitzen und erst dann erfahren, dass ein Dokument fehlt.

Der gesamte Prozess dauert wenige Minuten und ist deutlich schneller als die klassische Anmeldung am Tresen.

3. Entspannt im Wartezimmer

Nach dem Check-in nehmen Sie im Wartezimmer Platz. Aber auch hier ist einiges anders als gewohnt. Unser digitales Wartezimmer-Management sorgt dafür, dass Sie immer wissen, wo Sie stehen:

• Wartezeit-Transparenz: Ein Display informiert Sie über die voraussichtliche Wartezeit. Keine Ungewissheit, keine ständigen Nachfragen am Tresen.
• Digitale Unterhaltung: Während Sie warten, stehen Ihnen aktuelle Informationen zu Behandlungen, Praxisneuigkeiten und Gesundheitsthemen zur Verfügung.

4. Ihr Behandlungsteam wird informiert

Hier wird es besonders intelligent: Sobald Ihr Check-in abgeschlossen ist und alle Unterlagen vorliegen, informiert Paira automatisch unser Behandlungsteam. Der zuständige Zahnarzt erhält eine Benachrichtigung auf seiner Smartwatch, dass Sie bereit sind und welche Behandlung ansteht.

Das bedeutet:

• Kein Rufen durch den Flur
• Keine Verwechslungen
• Keine fehlenden Unterlagen im Behandlungsraum
• Das Team weiß genau, wer kommt und was vorbereitet werden muss

5. Es geht los

Wenn der Behandlungsraum bereit ist, werden Sie aufgerufen. Nicht mehr durch eine Mitarbeiterin, die Ihren Namen im Wartezimmer ruft, sondern diskret und direkt. Unser Team hat bereits alle Ihre Informationen, die Anamnese, den Versicherungsstatus, die geplante Behandlung. Sie nehmen Platz, und es kann direkt losgehen.

Was das für Sie bedeutet

Der Unterschied ist nicht nur technischer Natur, er ist spürbar:

• Weniger Wartezeit: Der Check-in ist schneller, die Kommunikation zwischen Empfang und Behandlungsraum ist nahtlos, und Verzögerungen durch fehlende Unterlagen entfallen.
• Keine Formulare am Tresen: Alles wird digital und in Ihrer Sprache erledigt. Sie müssen nicht an einem Klemmbrett stehend Formulare ausfüllen, während andere Patienten neben Ihnen warten.
• Mehr Privatsphäre: Ihre persönlichen Daten und gesundheitlichen Angaben geben Sie auf einem Bildschirm ein, nicht am offenen Tresen, wo andere mithören könnten.
• Immer informiert: Sie wissen jederzeit, was als Nächstes passiert und wie lange es dauert.

Was unser Team davon hat

Der intelligente Check-in ist nicht nur für Patienten ein Gewinn. Für unser Praxisteam ändert sich ebenfalls Grundlegendes:

• Mehr Zeit für Zahnmedizin: Zahnmedizinische Fachangestellte verbringen weniger Zeit mit Empfangsaufgaben und mehr Zeit im Behandlungsraum, dort, wo ihre Fachkompetenz gebraucht wird.
• Weniger Fehler: Digitale Prozesse reduzieren Übertragungsfehler, fehlende Formulare und unvollständige Informationen.
• Bessere Vorbereitung: Das Behandlungsteam weiß im Voraus, wer kommt und was ansteht. Das ermöglicht eine gezielte Vorbereitung und einen reibungslosen Ablauf.

Technologie, die sich anfühlt wie Service

Uns ist bewusst, dass nicht jeder Patient sofort begeistert ist, wenn er an einem digitalen Terminal steht statt mit einer Person zu sprechen. Deshalb haben wir den gesamten Prozess so gestaltet, dass er sich natürlich und einladend anfühlt.

Paira spricht mit Ihnen, nicht an Ihnen vorbei. Sie erklärt jeden Schritt, gibt Ihnen Zeit und ist geduldig. Und wenn Sie Hilfe brauchen oder lieber mit einem Menschen sprechen möchten, ist unser Praxisteam jederzeit in Reichweite.

Technologie soll den Zugang zur Gesundheitsversorgung verbessern. Bei Pul's Zahnmedizin setzen wir sie so ein, dass Sie den Unterschied spüren, von dem Moment an, in dem Sie unsere Praxis betreten.

Erleben Sie unseren intelligenten Check-in selbst. Wir freuen uns auf Ihren Besuch im WiloHealthCube, Wilopark 1, 44263 Dortmund.

---

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich eine App, um den digitalen Check-in zu nutzen?

Nein. Der gesamte Check-in-Prozess findet an den Terminals und Tablets in unserer Praxis statt. Sie brauchen keine App herunterzuladen und kein Konto zu erstellen. Sie kommen einfach in die Praxis, und Paira führt Sie durch den Prozess. Ihre Versicherungskarte reicht als Identifikation.

Was passiert, wenn ich Hilfe beim Check-in brauche?

Unser Praxisteam ist jederzeit vor Ort und hilft Ihnen gerne, sei es bei technischen Fragen oder wenn Sie den Check-in lieber klassisch am Tresen durchführen möchten. Paira selbst erklärt jeden Schritt und gibt Ihnen ausreichend Zeit. Es gibt keinen Zeitdruck und keinen Zwang, den digitalen Weg zu nutzen.

Wie erfahre ich, wann ich an der Reihe bin?

Unser digitales Wartezimmer-Management zeigt Ihnen die voraussichtliche Wartezeit auf einem Display. Wenn Sie an der Reihe sind, werden Sie direkt und diskret informiert. Zusätzlich erhält unser Behandlungsteam eine Benachrichtigung auf einer Smartwatch, sodass der Übergang vom Wartezimmer zum Behandlungsstuhl nahtlos und ohne Verzögerung abläuft.

Kann ich den Anamnesebogen auch vorab zu Hause ausfüllen?

Ja, wir planen, Ihnen die Möglichkeit zu geben, bestimmte Formulare bereits vor Ihrem Besuch online auszufüllen. So können Sie sich in Ruhe zu Hause vorbereiten, und der Check-in in der Praxis wird noch schneller. Details dazu veröffentlichen wir rechtzeitig auf unserer Website.