Warum wir eine KI-Empfangsassistentin bauen

Das eigentliche Problem

In vielen Zahnarztpraxen verbringt das Fachpersonal einen großen Teil des Tages mit Aufgaben, die nichts mit Zahnmedizin zu tun haben: Telefonate annehmen, Termine koordinieren, Versicherungsdaten prüfen, Formulare ausfüllen lassen, Patienten einchecken.

Das ist kein Vorwurf, es ist Realität. Und die Konsequenz ist klar: Jede Minute, die eine zahnmedizinische Fachangestellte am Empfangstresen verbringt, fehlt im Behandlungsraum.

Gleichzeitig kennen Patienten das andere Ende dieses Problems: Sie rufen an, es klingelt, niemand geht ran. Laut einer Analyse des Telefondienstleisters Starbüro sind 90 Prozent aller Arztpraxen vom Problem der telefonischen Nichterreichbarkeit betroffen (Quelle: Starbüro, Erreichbarkeitsstudie Arztpraxen, 2024). Wenn eine Praxis pro Monat nur zehn potenzielle Neupatienten telefonisch nicht erreicht, bedeutet das 120 verlorene Patienten pro Jahr, mit entsprechenden Auswirkungen auf die Praxisauslastung und die Patientenversorgung in der Region.

Bei Pul's Zahnmedizin wollen wir beides ändern, grundlegend.

Ein Problem, das sich verschärft: Der Fachkräftemangel

Der Hintergrund macht die Lage noch dringlicher. Die Bundeszahnärztekammer warnt vor einem „nie dagewesenen Fachkräftemangel" in der Zahnmedizin. Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) stehen 2024 auf Platz eins der Engpassberufe in Deutschland, und bis 2027 werden voraussichtlich rund 11.000 ZFA fehlen (Quelle: KZV Baden-Württemberg / Bundeszahnärztekammer, 2025).

Die Konsequenz: Es gibt schlicht nicht genug Fachpersonal, um sowohl den Empfangsbetrieb als auch die Behandlungsräume vollständig zu besetzen. Praxen, die diese doppelte Belastung nicht intelligent lösen, werden entweder bei der Erreichbarkeit oder bei der Behandlungsqualität Kompromisse machen müssen.

McKinsey bestätigt diesen Trend in einer breiteren Perspektive: Gesundheitseinrichtungen, die KI für administrative Prozesse einsetzen, verzeichnen eine Produktivitätssteigerung von 15 bis 30 Prozent (Quelle: McKinsey & Company, „Reimagining Healthcare Service Operations in the Age of AI", 2024). Im Bereich der Arztpraxen berichten Praxen mit KI-gestützten Empfangssystemen von einer Verbesserung der administrativen Effizienz um 30 Prozent und signifikant höherer Patientenzufriedenheit.

Dazu kommt die Sprachbarriere

Dortmund ist vielfältig. In unserer zukünftigen Praxis werden Patienten Deutsch, Türkisch und Englisch sprechen. Nicht jeder fühlt sich sicher, medizinische Fragen in einer Fremdsprache zu stellen. Und wer unsicher ist, fragt oft gar nicht erst.

Eine Empfangskraft, so engagiert sie auch ist, kann nicht gleichzeitig drei Sprachen fließend bedienen, während das Telefon klingelt, ein Patient vor dem Tresen steht und der nächste Behandlungsraum vorbereitet wird. Das ist keine Frage der Kompetenz, sondern der physischen Grenzen eines einzelnen Menschen.

Für Patienten, die sich in ihrer Muttersprache ausdrücken können, sinkt die Hemmschwelle, Fragen zu stellen. Ob es um die Vorbereitung auf eine Behandlung, die Klärung von Versicherungsfragen oder die Schilderung von Beschwerden geht, Kommunikation in der vertrauten Sprache schafft Vertrauen und verbessert die Versorgungsqualität.

Unsere Lösung: Linda

Deshalb entwickeln wir Linda, eine KI-Assistentin, die speziell für den Einsatz in der Zahnarztpraxis konzipiert ist.

Linda ist kein Chatbot von der Stange. Sie wurde von unserem Team entwickelt und versteht die Abläufe einer zahnmedizinischen Praxis. Sie spricht Deutsch, Türkisch und Englisch, natürlich und auf muttersprachlichem Niveau. Im Gegensatz zu generischen Sprachassistenten kennt Linda die spezifischen Workflows einer Zahnarztpraxis: vom Check-in über die Versicherungsklärung bis zur Behandlungsvorbereitung.

Was Linda übernimmt: Der vollständige Check-in-Prozess

Linda übernimmt den gesamten Empfangsprozess, strukturiert und zuverlässig:

• Begrüßung und Identifikation: Wenn ein Patient die Praxis betritt, begrüßt Linda ihn in seiner bevorzugten Sprache und prüft die Identität.
• Versicherungsdaten prüfen: Linda erfasst und verifiziert die Versicherungsdaten, erkennt fehlende Informationen und weist den Patienten darauf hin.
• Formulare und Unterlagen: Linda stellt sicher, dass alle notwendigen Formulare vorliegen, von der Anamnese bis zur Datenschutzerklärung. Fehlende Dokumente werden direkt digital bereitgestellt.
• Behandlungsraum benachrichtigen: Erst wenn der Check-in vollständig abgeschlossen ist, wird der Behandlungsraum informiert. Das Team weiß: Der Patient ist bereit, alle Unterlagen sind da.
• Rund um die Uhr erreichbar: Fragen zu Öffnungszeiten, Behandlungen oder der Anfahrt beantwortet Linda jederzeit, auch abends, am Wochenende und an Feiertagen. Kein Anrufbeantworter, sondern echte Antworten.
• Mehrsprachige Kommunikation: Patienten können in ihrer bevorzugten Sprache kommunizieren. Linda erkennt die Sprache automatisch und wechselt nahtlos.
• Terminvorbereitung: Linda hilft Patienten, sich auf ihren Besuch vorzubereiten, welche Unterlagen mitzubringen sind, was bei bestimmten Behandlungen zu beachten ist.

Der entscheidende Unterschied

Der Punkt ist nicht, dass Linda Anrufe entgegennimmt. Der Punkt ist, was danach passiert: Unser Fachpersonal muss nicht mehr zwischen Empfangstresen und Behandlungsstuhl pendeln. Es bleibt dort, wo seine Expertise gebraucht wird, im Behandlungsraum, bei Ihnen.

Linda kümmert sich um den Routinebetrieb. Das Team kümmert sich um die Zahnmedizin. Das ist kein Komfort, das ist eine Notwendigkeit in Zeiten des Fachkräftemangels.

In Kombination mit unserem Service-Roboter Bodo koordiniert Linda auch logistische Abläufe in der Praxis. Wenn ein Patient eingecheckt ist und die nächste Behandlung feststeht, sorgt Linda dafür, dass der passende Instrumentenwagen in den richtigen Raum geliefert wird, automatisch und ohne manuellen Aufwand.

Was Linda bewusst nicht tut

So wichtig uns Technologie ist, es gibt klare Grenzen:

• Keine Diagnosen: Linda stellt keine medizinischen Diagnosen und gibt keine Therapieempfehlungen. Das ist und bleibt Aufgabe unseres Behandlungsteams.
• Keine medizinischen Entscheidungen: Bei gesundheitlichen Beschwerden verweist Linda immer an das Fachpersonal. KI kann medizinisches Urteilsvermögen unterstützen, aber niemals ersetzen.
• Keine dauerhafte Datenspeicherung: Gespräche mit Linda werden nicht dauerhaft gespeichert. Es werden keine Patientendaten auf externen Servern abgelegt.
• Immer transparent: Patienten wissen jederzeit, dass sie mit einer KI sprechen, und können das Gespräch mit einem Menschen fortführen.

Technologie soll den Zugang zur Gesundheitsversorgung erleichtern, nicht den Arzt ersetzen.

Datenschutz nach höchsten Standards

Als Zahnarztpraxis in Deutschland unterliegen wir der DSGVO und den strengen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Besonders bei einer KI-Anwendung im Gesundheitswesen nehmen wir das ernst.

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) hat 2025 eine umfassende Orientierungshilfe zum Einsatz von KI in Arztpraxen veröffentlicht, die auch die Anforderungen der EU-Verordnung über Künstliche Intelligenz (AI Act) berücksichtigt (Quelle: KBV, Orientierungshilfe KI in Arztpraxen, 2025). Wir richten uns nach diesen Vorgaben.

Konkret bedeutet das:

• Eigene Infrastruktur: Linda läuft auf unserer eigenen Infrastruktur. Patientendaten werden nicht an Drittanbieter übermittelt.
• Europäische Server: Wir setzen ausschließlich auf europäische Cloud-Dienste mit Rechenzentren in der EU, konform mit den strengen Anforderungen der DSGVO an die Datenübermittlung.
• Verschlüsselte Kommunikation: Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt nach aktuellem Stand der Technik (TLS 1.3, AES-256).
• Datensparsamkeit: Es werden nur die Daten erfasst, die für den jeweiligen Vorgang notwendig sind, nicht mehr.
• Transparenz: Patienten wissen immer, dass sie mit einer KI sprechen, und können jederzeit das Gespräch mit einem Menschen fortführen.
• Geschultes Personal: Alle Mitarbeitenden, die mit KI-Systemen arbeiten, werden im sachgemäßen Umgang geschult, einschließlich technischer, rechtlicher und ethischer Aspekte.

Warum das wichtig ist

Eine KI-Assistentin ist kein Gimmick. Sie löst ein reales Problem: mehr Zeit für das Wesentliche, die Behandlung und Betreuung unserer Patienten.

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: 90 Prozent der Arztpraxen kämpfen mit Erreichbarkeitsproblemen. Tausende Fachkräfte fehlen. Gleichzeitig wachsen die administrativen Anforderungen, von der Dokumentationspflicht bis zur Qualitätssicherung. KI-gestützte Empfangssysteme sind keine Zukunftsmusik, sondern eine pragmatische Antwort auf ein akutes Versorgungsproblem.

Wenn das Team nicht mehr zwischen Empfang und Behandlungsraum aufgeteilt werden muss, gewinnen alle: Patienten bekommen mehr Aufmerksamkeit, das Team kann sich auf seine Fachkompetenz konzentrieren, und die Praxis läuft effizienter. Der Anteil der Ärzte, die KI im Praxisalltag einsetzen, ist laut einer aktuellen Erhebung von 38 Prozent im Jahr 2023 auf 66 Prozent im Jahr 2024 gestiegen (Quelle: AI in Healthcare Statistics, 2024). Der Trend ist eindeutig.

Das ist keine Zukunftsvision. Das ist das, woran wir gerade arbeiten.

Bleiben Sie gespannt

Wir werden Linda vor der Eröffnung unserer Praxis vorstellen und zeigen, wie sie im Alltag funktioniert. Bis dahin arbeiten wir daran, die beste KI-Assistentin für eine Zahnarztpraxis zu entwickeln, durchdacht, sicher und patientenorientiert.

Folgen Sie unserer Reise und erfahren Sie als Erste, wenn Linda bereit ist.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was genau macht Linda als KI-Empfangsassistentin?

Linda übernimmt den vollständigen Check-in-Prozess in der Praxis: Sie begrüßt Patienten, prüft die Identität, erfasst Versicherungsdaten, stellt sicher, dass alle Formulare vorliegen, und benachrichtigt erst dann den Behandlungsraum. Zusätzlich beantwortet sie rund um die Uhr Fragen zu Öffnungszeiten, Behandlungen und der Anfahrt. Linda spricht Deutsch, Türkisch und Englisch auf muttersprachlichem Niveau. So wird das Fachpersonal von Routineaufgaben entlastet und kann sich auf die Behandlung konzentrieren.

Sind meine Daten bei einer KI-Assistentin sicher?

Ja. Linda läuft auf unserer eigenen Infrastruktur mit europäischen Servern. Patientendaten werden nicht an Drittanbieter übermittelt. Alle Datenübertragungen sind verschlüsselt (TLS 1.3, AES-256), und es werden nur die Daten erfasst, die für den jeweiligen Vorgang notwendig sind. Wir richten uns nach der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz und der KBV-Orientierungshilfe zum KI-Einsatz in Arztpraxen. Gespräche werden nicht dauerhaft gespeichert.

Ersetzt Linda das Praxispersonal?

Nein. Linda übernimmt administrative Routineaufgaben wie den Check-in, die Versicherungsklärung und die Beantwortung häufiger Fragen. Dadurch wird das Fachpersonal entlastet und kann sich auf die medizinische Versorgung konzentrieren. Angesichts des Fachkräftemangels, bei dem laut Bundeszahnärztekammer bis 2027 rund 11.000 zahnmedizinische Fachangestellte fehlen werden, ist das keine Personalreduzierung, sondern eine Personalentlastung. Linda stellt keine Diagnosen und trifft keine medizinischen Entscheidungen.

Warum spricht Linda mehrere Sprachen?

Dortmund ist eine vielfältige Stadt. Viele Patienten sprechen Deutsch, Türkisch oder Englisch als Muttersprache. Medizinische Anliegen in einer Fremdsprache zu kommunizieren, kann eine Hürde darstellen. Linda erkennt die Sprache des Patienten automatisch und wechselt nahtlos. So fühlt sich jeder Patient verstanden, unabhängig von seiner Herkunft. Das verbessert nicht nur den Service, sondern auch die Qualität der Informationen, die für eine gute Behandlung nötig sind.